La famosa petición de sacar una copia ampliada al 150% de la cédula de ciudadanía, uno de los trámites más inútiles para los colombianos, fue una de las medidas que lentamente están desapareciendo del mamotreto de exigencias que cada día estorban la acción de las empresas y de los usuarios.
Esta menor tramitomanía es en lo que está enfrascado el Gobierno y concretamente el ministro de Comercio, Industria y Turismo, José Manuel Restrepo, que de la mano con las entidades que integran el sector, quiere reducir al máximo la cantidad de documentos y procesos que impiden a las empresas y a los colombianos tener mayor competitividad para sus productos.
Es por eso que ministerio abrió una convocatoria para que los colombianos señalen las circulares que generan costos innecesarios y son un obstáculo para la productividad.
“La estrategia Estado simple, Colombia ágil ha sido posible gracias al aporte de los colombianos. Desde un principio convocamos a gremios, ciudadanos, academia y empresarios para que nos ayudaran a identificar trámites, barreras y normas donde se requerían acciones de racionalización. En ese sentido, diseñamos las agendas sectoriales que poco a poco se han ido cumpliendo”, recordó el ministro José Manuel Restrepo.
- Antecedente: Hasta noviembre, Gobierno destrabó 1.104 trámites
La nueva iniciativa también forma parte de la estrategia y consiste en un ejercicio participativo de mejora regulatoria y depuración normativa.
A partir de este martres, los colombianos tienen la posibilidad de conectarse a este vínculo, donde a través de un sencillo aplicativo podrán registrarse y postular las circulares que inciden negativamente en el desempeño de sus actividades.
El sector comercio, industria y turismo hará un reconocimiento público de las participaciones que conlleven a una intervención.
En desuso
En tal sentido, los criterios a identificar deben estar asociados a temas como costos innecesarios, falta de claridad sobre las obligaciones que se generan, normas repetitivas, medidas que correspondan a condiciones de mercado que ya no existen, así como decisiones que fueron rebasadas por el avance de la tecnología o que eran de carácter transitorio, pero aún no han sido derogadas.
La información aportada por los ciudadanos será evaluada por las superintendencias, viceministerios y secretaria general del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. De acuerdo con los criterios establecidos se definirán aquellas circulares que serán objeto de derogatoria o modificación, aplicando los instrumentos jurídicos pertinentes.
La información aportada por los ciudadanos será evaluada por las superintendencias, viceministerios y secretaria general del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Esta medida se suma al decreto ley que en noviembre pasado firmó el presidente Iván Duque para que las entidades públicas efectúen mejoras en sus trámites. Asimismo se añade a la ley antitrámites que el propio mandatario sancionó en agosto de este año.
Las demoras
Según información del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), Colombia es el país en el que sus habitantes más se demoran en realizar un trámite ante el estado.
Un ciudadano colombiano puede necesitar hasta siete horas para realizar este tipo de diligencias. Además, solo el 4 por ciento de ellas se pueden hacer en línea. Eso, sumado al tiempo que puede tomar recibir una respuesta -hasta 20 días- y el hecho de que las entidades públicas no compartan la información entre sí, complican los trámites para los ciudadanos.
La Ley Antitrámites busca reducir el número de trámites que realizan los colombianos ante el estado y es un complemento de una ley sancionada.
En el decreto Ley Antitrámites 2106 de 2019, le permitirá a todas las entidades públicas efectuar mejoras en los 2.900 trámites y procedimientos administrativos con el objetivo de ofrecer un servicio más expedito a los ciudadanos.
Al respecto, Fernando Grillo, director del Departamento Administrativo de Función Pública, dijo que “estamos transformando el Estado y dando un salto que nos lleva a tener un servicio más ágil con la ciudadanía, sin trabas u obstáculos y entendiendo las necesidades de los colombianos. Hemos priorizado que estas intervenciones de trámites mejoren la legalidad, la equidad y la lucha contra la corrupción. Por eso es una obligación, a partir de este momento, que las entidades habiliten medios de pago electrónico y empiecen a fortalecer los canales de atención digital a los ciudadanos”.
Los cambios
Uno de los principales cambios, entre otros, es que las autoridades no podrán solicitar en sus trámites requisitos o documentos que reposen en bases de datos o sistemas de información del Estado.
El objetivo del Gobierno Nacional es que los ciudadanos no tengan que desplazarse a las entidades y puedan realizar los trámites digitalmente, con lo que se ahorran tiempo en desplazamientos y dinero.
También será obligación de las entidades públicas y privadas (las que presten servicio a los ciudadanos) seguir los requisitos y formularios únicos para trámites que defina el Gobierno Nacional. De esta manera, formularios de impuestos, recaudo, declaraciones y licencias, entre otros, deberán ajustarse a los lineamientos.
Vale la pena señalar que, en ningún caso, las entidades podrán trasladar el costo de la modernización a los ciudadanos que requieran el trámite.
La transformación
Tras la aprobación de las Facultades Extraordinarias al Presidente Iván Duque en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo, el Departamento Administrativo de la Función Pública lideró la articulación de los 24 sectores de Gobierno, así como las mesas de trabajo con las entidades territoriales y gremios empresariales.
Para cumplir con el objetivo, se creó un comité coordinador junto con la Presidencia de la República, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; el Ministerio de Justicia y el Derecho y el Departamento Nacional de Planeación.
El objetivo del Gobierno Nacional es que los ciudadanos no tengan que desplazarse a las entidades y puedan realizar los trámites digitalmente, con lo que se ahorran tiempo en desplazamientos y dinero.
“Fueron seis meses de trabajo en el que agradecemos a todos los ciudadanos y servidores públicos por los aportes para realizar la mejor transformación del Estado. Trabajamos de manera articulada no solo para ver los obstáculos sino para proponer las mejores soluciones que faciliten la vida de los colombianos”, anotó el director de Función Pública, Fernando Grillo.
Durante el diálogo e identificación de trámites para ser revisados, fueron recibidas 1.800 propuestas que se materializaron en 158 artículos del decreto ley Antitrámites.
“El principal logro que trae el decreto ley Antitrámites es que la transformación digital del Estado es el camino para llegar a las nuevas generaciones de colombianos que quieren una respuesta más ágil a sus solicitudes y con la facilidad que ofrecen las nuevas tecnologías” puntualizó el director Grillo.
La racionalización
Asimismo, el agosto pasado, el presidente de la República, Iván Duque, sancionó la Ley de Racionalización de Trámites, gracias a la cual se avanza en la transformación digital del Estado porque crea las condiciones para racionalizar, automatizar y digitalizar trámites de las entidades públicas.
Al facilitar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas y el cumplimiento de sus obligaciones, la Ley les permitirá a los colombianos disponer de mejores condiciones y ahorro de tiempo y dinero a la hora de realizar trámites.
La norma establece claramente que los trámites que se creen a partir de su entrada en vigor deberán realizarse totalmente en línea por parte de los ciudadanos. Además, obliga a las entidades públicas a identificar las cadenas de trámites en las que cada una participa y priorizar la simplificación y automatización de dichos trámites.
Para lograr ese propósito, las entidades deberán hacer uso de los servicios ciudadanos digitales como interoperabilidad, que permite el intercambio automático de información con otras entidades; y autenticación digital, que mitiga el riesgo el riesgo de suplantación al realizar trámites digitales con el Estado.
"Esta Ley de Racionalización de Trámites es una herramienta definitiva para mejorar la calidad de vida de los colombianos en todas las regiones del país, pues brinda las condiciones para ahorrar tiempo y dinero gracias a la racionalización, automatización y digitalización de trámites con el Estado", explicó la ministra TIC, Karen Abudinen.
Los resultados
En los últimos dos años, Colombia dio pasos importantes en materia de eliminación, simplificación y digitalización de trámites, barreras y normas, gracias a las intervenciones de la estrategia ‘Estado simple, Colombia ágil”, con la cual se llegó a un consolidado de 2.263 acciones.
Los resultados de esta iniciativa, que forma parte del Plan Nacional de Desarrollo, han impactado la calidad de vida de los ciudadanos, la productividad de las empresas y la competitividad del país
Las intervenciones han facilitado el acceso a servicios, simplificado el cumplimiento de obligaciones y le han ahorrado a los colombianos más de $200.358 millones. Este balance positivo ha estado representado en menos tiempo de espera y desplazamientos, menores costos de transporte, de correspondencia, de impresiones, de fotocopias y reducción de tarifas. Todo esto se resume en procedimientos que van desde las historias clínicas hasta el Registro Único Tributario, RUT.
“Esta es una política de Gobierno. Es una herramienta eficaz contra la corrupción. Menos tiempo y recursos invertidos en trámites significa productividad para el sector empresarial y competitividad para el país. Mejorar tan importante indicador es atraer inversión, generar empleo y alcanzar un mayor crecimiento del PIB. Es un avance significativo”, destacó el ministro José Manuel Restrepo.
Las intervenciones han facilitado el acceso a servicios, simplificado el cumplimiento de obligaciones y le han ahorrado a los colombianos más de $200.358 millones.
Los resultados incluyen la simplificación, virtualización o automatización de 1.638 trámites y 197 barreras y 428 mejoras normativas entre eliminación de normas obsoletas e intervención de normas de alto impacto.
En la estrategia han participado 268 entidades, que abarcan 82 alcaldías, 32 prestadores de servicios de salud, 20 institutos, 18 ministerios, 18 gobernaciones, 14 entidades educativas, 9 superintendencias, 7 agencias, 6 unidades administrativas especiales, 5 empresas de servicios públicos y 4 departamentos administrativos.
El resto corresponde a comisiones de regulación, corporaciones regionales, organismos de control, administradoras de pensiones, entidades financieras del Estado, fondos, unidades administrativas especiales y Fuerzas Armadas, entre otros. Algunas intervenciones involucran el trabajo conjunto de varias entidades, relacionadas con eliminar barreras al comercio exterior y acceder al programa de Familias en Acción-.
Los cinco sectores administrativos del Estado con más intervenciones son, en su orden: Hacienda y Crédito Público (388), Vivienda, Ciudad y Territorio (240), Salud y Protección Social (228), Ciencia Tecnología e Innovación (216) y Educación (186).
Ciudadanos y empresas
Las acciones realizadas han sido normativas, administrativas y tecnológicas y han impactado 22 facetas de la vida diaria de las personas. De este total, 15 están relacionadas con el desempeño de las empresas, desde obtener el certificado de residencia en 16 municipios hasta crear empresas con la Ventanilla Única Empresarial, VUE.
La mayor cantidad de impactos está en los impuestos. En lo regional se destacan logros de alcaldes y gobernadores para facilitar el predial, el de industria y comercio y el impuesto de vehículos automotores. En lo nacional, se resalta el trabajo de la DIAN, con más de 60 intervenciones que simplifican la declaración y pago de tributos.
El Régimen Simple de Tributación (RST) de la DIAN, lleva 10.336 contribuyentes inscritos entre 2019 y 2020. Además, 10 municipios han adoptado la tarifa del impuesto de industria y comercio, consolidado en 2019 de forma correcta. A esto se suman los $134.982 millones que se recaudaron de impuestos IVA, consumo y Simple en 2019.
También han mejorado los indicadores de regulación empresarial, lo cual ha permitido agilizar el registro de propiedades, la expedición de permisos y el cumplimiento de requisitos. Se trata de facilitar la inversión extranjera, incrementar la generación de empleo, permitir rapidez en la formalización empresarial y mejorar el clima de negocios.
Principales mejoras
A partir del 2020, los contratistas del Estado no deberán presentar físicamente en sus cuentas de cobro la planilla de pago de seguridad social, puesto que las entidades tendrán acceso a la información en tiempo real de los aportes correspondientes en las bases de datos del Ministerio de Salud y Protección Social.
De igual manera, se estandarizarán los trámites para que los ciudadanos puedan llevar a cabo la solicitud de sus cesantías y pensión, independientemente del régimen en el que se encuentre (público o privado).
En materia ambiental se unifican los formatos para las concesiones, autorizaciones, permisos y licencias ambientales, así como la obligación del uso por parte de las autoridades ambientales de una Ventanilla Única de Trámites Ambientales- VITAL, encargada de recibir todas las solicitudes a nivel nacional.
A partir del 2020, los contratistas del Estado no deberán presentar físicamente en sus cuentas de cobro la planilla de pago de seguridad social, puesto que las entidades tendrán acceso a la información en tiempo real
En aspectos tributarios, se destaca la intervención a toda la cadena que genera el Impuesto al Consumo de licores en el que se crea un Sistema Integrado que le permita agilizar los registros y seguimiento de la información de producción, distribución, consumo, declaración y pago de esta obligación tributaria. Se estableció una actualización electrónica, así como formularios únicos que permitan una mejor cooperación entre entidades nacionales y territoriales.
El decreto ley Antitrámites posibilita que las notarías puedan emitir actos y escrituras públicas, ciento por ciento digitales, y que puedan firmarse de esta manera. Las copias de los documentos notariales también podrán expedirse de manera electrónica, mejorando los tiempos de respuesta y evitando al ciudadano los desplazamientos hasta esas dependencias.
Las intervenciones
Más de 1.000 intervenciones involucran tecnologías que evitan desplazamientos. Recientemente, la Contaduría General de la Nación, Planeación Nacional, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y la Superintendencia de Industria y Comercio, abrieron canales digitales para procesos y procedimientos.
El ministro de Comercio, señala que “no solo es simplificar sino innovar. Celebro la ruta del Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), con SimplifICA, del Ministerio del Trabajo con su Ventanilla Única de Trámites y Servicios, del sector medio ambiente con VITAL y del de comercio exterior con la VUCE, entre otros. La ruta que el Gobierno adoptó con estas plataformas tecnológicas también construye transparencia y legalidad”.
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Asimismo, la Superintendencia de Notariado y Registro implementó el aplicativo de radicación electrónica (REL) que elimina el desplazamiento a la oficina de registro de instrumentos públicos y el costo que este implica. El usuario, desde la notaría, realiza todo el trámite de escrituración, pago de derechos de registro e impuestos departamentales y recibe el número de radicación de la solicitud de registro del documento.
El aplicativo funciona para las 80 notarias de la ciudad de Bogotá, en 3 oficinas de registro y en municipios aledaños como Funza, Chía, Cota, Tabio, Cajicá, Mosquera, Madrid, Tenjo y la Calera.