En los últimos años, el sector de transporte y logística en Colombia ha pasado por una importante transformación digital. La adopción de nuevas tecnologías ha sido crucial para mejorar la eficiencia operativa, controlar mejor los recursos y garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales y laborales. En este contexto, la legalización de viáticos se ha convertido en un reto significativo, y soluciones como Tickelia se presentan como una respuesta innovadora y eficiente.
Desafíos en la Legalización de Gastos
El sector de transporte es uno de los pilares fundamentales de la economía colombiana, ya que facilita el comercio y la conectividad entre las distintas regiones del país. Sin embargo, gestionar los viáticos operativos que genera esta actividad es un desafío continuo para las empresas. Entre los gastos más comunes se incluyen el combustible, los peajes, el mantenimiento de los vehículos y los viáticos de los transportistas. La legalización de estos gastos tradicionalmente ha sido un proceso manual y engorroso, lo que provoca ineficiencias y errores.
Principales dificultades:
- Documentación física: Los transportistas deben entregar facturas y recibos en papel, lo que conlleva el riesgo de pérdida, deterioro o mal manejo de la documentación.
- Falta de visibilidad en tiempo real: Las empresas no cuentan con herramientas adecuadas para monitorear los gastos de forma inmediata, lo que retrasa la toma de decisiones.
- Demoras en el reembolso: Al ser un proceso manual, la legalización de gastos tiende a ser lenta, lo que afecta el flujo de caja de los transportistas.
- Fraudes e inconsistencias: La falta de automatización incrementa el riesgo de errores humanos y fraudes en la presentación de gastos.
Estas barreras afectan tanto a las empresas de transporte como a los conductores, quienes ven retrasados sus reembolsos y enfrentan complicaciones en la gestión de sus propios recursos.
Oportunidades de la Transformación Digital
La digitalización ha abierto una nueva oportunidad para superar estos problemas, Tickelia ha surgido como una plataforma clave para la legalización digital de gastos para empresas incluido el sector de transporte y logística. Esta solución permite a los transportistas y empleados escanear facturas y recibos desde sus teléfonos móviles, lo que acelera el proceso de legalización y garantiza que los gastos sean registrados de manera precisa y oportuna.
¿Cómo funciona Tickelia? Tickelia utiliza tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para extraer automáticamente la información relevante de los documentos escaneados, como el monto, la fecha y el proveedor. Con estos datos, se genera un informe que está listo para su legalización. De esta manera, se eliminan los retrasos y errores comunes en los procesos manuales.
Beneficios de Tickelia para las empresas de transporte:
- Digitalización en tiempo real: Los transportistas pueden cargar sus gastos de forma inmediata, eliminando la necesidad de almacenar recibos físicos y acelerando los reembolsos.
- Cumplimiento normativo: La plataforma está adaptada a las regulaciones fiscales colombianas, incluyendo la facturación electrónica, lo que asegura que los gastos estén legalizados conforme a la ley.
- Ahorro de tiempo: Tickelia reduce el tiempo necesario para gestionar y legalizar los gastos, mejorando la eficiencia operativa.
- Transparencia y control: Las empresas pueden monitorear todos los gastos en un panel de control en línea, lo que les permite tener un mayor control sobre los recursos y detectar irregularidades de manera rápida.
- Facilidad de uso: La aplicación es intuitiva, lo que facilita su adopción tanto por transportistas como por otros empleados.
- Kilometraje: Tickelia se adapta a las necesidades del mercado permitiendo múltiples formas de reportar gastos, como en el caso del kilometraje mediante Google Maps o rutas predefinidas.
Impacto en la Industria
El impacto de Tickelia ha sido notorio en la industria del transporte en Colombia, especialmente durante el 8vo Encuentro de Empresarios de Transporte de Carga, organizado por Fedetranscarga. En este evento, Tickelia hizo presencia y se presentaron testimonios de empresas que han implementado la plataforma, y que destacaron los beneficios en términos de eficiencia operativa y control de gastos.
La transformación digital en el sector de transporte y logística en Colombia está permitiendo a las empresas ser más eficientes y competitivas. Soluciones como Tickelia no sólo simplifican la legalización de gastos, sino que también ayudan a las empresas a cumplir con las normativas fiscales y optimizar sus recursos.