Mañana se rendirá tributo a todas las personas que dedican su vida a la encomiable labor de implementar la función archivística en el Estado colombiano, mediante la implementación de la política de archivos y de gestión documental, en donde acciones como planear, organizar  y difundir son fundamentales para la preservación y conservación del  patrimonio documental histórico de la nación.

La subdirectora del Sistema Nacional de Archivos, Adela del Pilar Díaz Acuña, destaca la importancia de esta labor, citando la investigación que realizó el historiador Hermes Tovar Pinzón, quien encontró en el Archivo General de Indias, de Sevilla, España, la Real Cédula de Valladolid fechada el 9 de octubre 1549, mediante la cual se les ordenó al presidente y a los oidores la creación de un archivo en arca o aposento de tres llaves y que “en él guardasen las cédulas, provisiones y escrituras tocantes a dicha audiencia (de Santafé)”.

EL NUEVO SIGLO: ¿Qué se conmemora el 9 de octubre?

ADELA DEL PILAR DÍAZ: Dos fechas muy importantes: el Día Nacional de los Archivos y el Día Nacional de los Archivistas, establecido en la Ley 1409 de 2010 para resaltar la labor de las personas que nos dedicamos a esta profesión. 

ENS: ¿Cómo está hoy la profesión del archivista en Colombia?

APD: Es una profesión que se ha ido posicionando poco a poco. En los últimos años, la transformación digital, y por ende las nuevas tecnologías como el Blockchain, el Big Data, la Analítica de Datos, entre otros, nos han obligado a los archivistas profesionales a ser retadores en nuestra labor para generar soluciones en materia de gestión de información en todas las entidades.

Desde el AGN, se planea, coordina e implementa la función archivística en toda la Nación, mediante la divulgación de la política de archivos y de gestión documental con varios objetivos: salvaguardar el patrimonio documental del país, velar por la preservación a largo plazo y ponerlo al servicio de la comunidad, así como promover la función social de los archivos, la transparencia y el acceso a la información.

ENS: Usted es la subdirectora del Sistema Nacional de Archivos. ¿Qué hace el SNA?

APD: Con el último decreto modificatorio de la estructura del AGN, el Decreto 158 de 2022, la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos tiene varios retos, entre ellos divulgar, promover, articular, todo lo que tenga que ver con la implementación de la política de archivos y de gestión documental en varios frentes como la  capacitación archivística a todos los actores del Sistema Nacional de Archivos –entidades, técnicos, profesionales–, y acciones de asistencia técnica dirigidas a entidades sobre implementación de la política archivística y de gestión documental prevista en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.  

ENS: ¿Qué entidades deben cumplir los lineamientos del AGN?

APD: Todas las entidades públicas del orden nacional, departamental y territorial. Son más de 4.900 entidades públicas entre nacionales y territoriales, incluidas las entidades privadas que cumplen funciones públicas y que están obligadas por la Ley General de Archivos a reportar ante el AGN.

ENS: ¿Cómo está hoy el AGN en materia tecnológica?

APD: Los lineamientos técnicos emitidos por el AGN visibilizan acciones de transformación digital orientadas a fortalecer a las entidades en la consolidación de un Estado Abierto, en el cual el acceso a la información es insumo fundamental para los ciudadanos. Es por ello que el AGN participó en dos Conpes: el 3975, que definió la Política Nacional para la Transformación Digital y la Inteligencia Artificial, y el 3920, que define la política de explotación de datos del Estado colombiano. Esto nos permitió aportar, elementos importantes en la implementación de la política de archivos y de gestión documental, generar reflexiones desde el documento electrónico de archivo, la anonimización de datos, la generación de una hoja de ruta para la generación de documentos electrónicos en el marco de la automatización  de trámites del Estado, así como evidenciar acciones orientadas a la identificación del patrimonio documental digital y por ende su preservación a largo plazo, todo esto con el fin de fortalecer una gestión documental electrónica en las entidades.