EL ENTORNO de una oficina desempeña un papel crucial en la productividad, el compromiso y la satisfacción de los empleados. Su espacio de trabajo refleja la cultura de la empresa; sin embargo, muchas empresas en todo el mundo, a menudo, descuidan cómo las condiciones de las instalaciones pueden contribuir significativamente al crecimiento y el éxito de una organización.

Una encuesta revela que el 97 % de los empleados cree que su espacio de oficina es un símbolo de cómo sus empleadores los valoran. Otro estudio indica que de mil trabajadores estadounidenses solo el 11% están muy satisfechos con su entorno laboral y casi la mitad afirma que el diseño y la decoración de su oficina no tienen personalidad.

Hay una gran variedad de factores a considerar cuando se toma la decisión de mejorar el espacio de una oficina o de encontrar una nueva. Además, es importante tener en cuenta que los empleados necesitan encontrar tres capacidades claves en los espacios que habitan: capacidades emocionales, físicas y cognitivas.

Hemos detectado que los siguientes pasos son la clave para la adecuada selección de un nuevo espacio de oficina que lo ayudará tanto a usted como a su organización, a prosperar y tener éxito:

1. Ubicación y accesibilidad

Como dice un viejo dicho: “hay tres cosas que importan al momento de considerar una propiedad: ubicación, ubicación, ubicación”. En la mayoría de las ciudades en desarrollo, el tráfico y la falta de espacios de estacionamiento son las principales preocupaciones de los trabajadores, ya que el 50 % de los empleados culpan al tráfico pesado y al estancamiento por su tardanza.

Alberto Aranda arquitecto y fundador de “A+3”, explica que “con un espacio de oficina al que se puede acceder tanto en transporte público como privado, los empleados no tienen que preocuparse por ir y venir del trabajo a diario.  Mientras tanto, los clientes pueden encontrar su oficina con facilidad. También tener una oficina ubicada dentro de un distrito comercial o cerca de establecimientos como centros comerciales, restaurantes, bares y cafeterías puede contribuir a la accesibilidad y mejorar la moral de los empleados”.

2. Precio

El precio de un espacio de oficina afecta el ingreso neto de su negocio y determina el nivel de reservas que puede administrar. Por lo general, las propiedades con bajo costo se ubican en sectores de baja accesibilidad o no tienen condiciones físicas adecuadas para poder realizar su objetivo.

Por otro lado, si el precio es demasiado alto, entonces el negocio puede terminar gastando más de lo que puede pagar, lo que carga al negocio con un alto arrendamiento y gastos adicionales.

Aranda plantea que más allá del arrendamiento, se deben considerar los costos de reubicación, los gastos de equipamiento, así como los costos de conexión a Internet. Al elegir un espacio de oficina, asegúrese que no haya cargos ocultos como tarifas de mantenimiento, tarifas de estacionamiento, cuotas de asociación u otros cargos adicionales. Encontrar este delicado equilibrio le permitirá cimentar el futuro de su compañía.

3. Tamaño

Contrario a la creencia popular, el tamaño realmente importa al seleccionar un espacio de oficina. Pero eso no solo significa que más grande es mejor. El tamaño de las instalaciones debe coincidir con el de su empresa. No desearía poner a sus empleados en un lugar pequeño sin espacio para respirar, y tampoco desearía gastar demasiado en unas instalaciones enormes que no necesita.

La cantidad de espacio requerido por empleado depende de la naturaleza del negocio y la forma en que funciona. Por ejemplo, ¿necesita oficinas privadas?, ¿opera con una política de un escritorio por persona u opciones de trabajo flexibles?

Por eso, se aconseja tener presente una pauta general en la cual cada empleado debe tener aproximadamente 10 metros cuadrados. Por lo tanto, si tiene 10 empleados, debe buscar un espacio de oficina de unos 100 metros cuadrados. Sin embargo, las empresas varían según el tipo y cada una puede tener requisitos diferentes; adicionalmente, conocer bien esos requisitos de tamaño evitará que se mude de un espacio de oficina a otro, ya que es otro gasto adicional que no conviene tener.

Si planea hacer crecer su empresa y contratar más empleados, entonces podría estar mejor con un espacio de oficina que sea más grande y flexible en términos de diseño.

4. Tecnología e infraestructura

Determine si el espacio de oficina que está viendo puede acomodarse a cambios en la infraestructura de acuerdo con las necesidades de su negocio.

Algunos otros factores clave de infraestructura que se deben tener en cuenta al elegir un espacio de oficina son  la tecnología (como teléfono, internet, entre otros), los servicios de correo y entrega, los servicios de recepción, las salas de conferencias y reuniones, la accesibilidad, la cocina, el baño, el estacionamiento y el tránsito.