Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentos. Con el fin de gestionar esta gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación. Sobre todo, en compañías donde se generan muchas transacciones diarias, como en la industria de los bienes de consumo, por ejemplo. Carlos Oettel, gerente comercial de Totvs Norte de América Latina, dice que según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes (Association for Information and Image Management), organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, la Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos.

Es decir, la gestión del ciclo de vida de la documentación desde su creación, su gestión, su publicación y, finalmente, su preservación y eliminación que indistintamente se presenten en formato papel o electrónico, como un flujo de trabajo, una base de datos o incluso un correo electrónico.

Con un sistema de gestión documental, se pueden personalizar los documentos de salida de la empresa como las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que se configura las tareas de los documentos, tanto de entrada como de salida de la empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

El punto central de la gestión electrónica de documentos es tener control, organización y los documentos debidamente centralizados. Después de cumplir con estos procesos, las empresas tendrán un fácil almacenamiento y consultas rápidas y recuperaciones eficientes de la información. Gracias a la tecnología en gestión documental, tanto compañías como gobiernos podrán ser más rápidos en el uso de la información, reduciendo costos, ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad.