DE ACUERDO con la legislación comercial colombiana, el 31 de marzo de este año es la última fecha para realizar las asambleas de accionistas o junta de socios de empresas y organizaciones con el fin de examinar la situación general, evaluar los estados financieros del ejercicio, designar o ratificar a los administradores y al revisor fiscal, y así mismo decidir sobre la distribución de utilidades del ejercicio.

Pero muchas veces, por errores de forma, de fondo o por simple desconocimiento de las normas legales, estas reuniones pueden llegar a no ser exitosas.

En concepto del experto Andrés Monroy, gerente de impuestos y servicios legales de Crowe Colombia, firma de servicios profesionales de auditoría, asesoramiento legal y fiscal para el sector empresarial, “es importante tener claro que las reuniones del máximo órgano social de una sociedad o del órgano de dirección de una persona jurídica deben efectuarse por lo menos una vez al año, de acuerdo con el reglamento interno o los estatutos de las sociedades, y para que estas se lleven de acuerdo con la ley, deben tener una preparación previa que incluye una citación adecuada y la preparación de todos los documentos necesarios para cumplir con todos los objetivos”

Según Monroy, independientemente de lo que digan los estatutos, la ley establece que la convocatoria debe hacerse con 15 días de anticipación a la fecha de la reunión, y en el caso de las sociedades SAS, la misma puede hacerse con 5 días hábiles de antelación. En ambos casos, el día de la convocatoria y el día de la reunión no se tendrán en cuenta en el conteo.

La reunión puede ser convocada por el representante legal, por el revisor fiscal, por el liquidador o la Superintendencia de Sociedades cuando ejerza las funciones administrativas que le asigna la Ley 222 de 1995, pero en el evento que la reunión no se pueda efectuar porque en la fecha que fue convocada no se reunió el quorum mínimo para deliberar, se deberá hacer una segunda convocatoria para una nueva reunión, no antes de los 10 días hábiles siguientes ni después de los 30 días hábiles posteriores a la reunión fallida.