Con la “nueva normalidad” se sugiere un nuevo ritmo para los negocios, acelerando la transformación digital de las empresas y liberando el potencial de los colaboradores. Por eso, DocuWare de Ricoh permite digitalizar, proteger y trabajar con documentos empresariales y, a continuación, optimizar los procesos en diferentes áreas que impulsan los negocios.

Francis Acero, manager digital Workplace en Ricoh Colombia, dice que “en vez de buscar como antes en diferentes archivos, con esta solución los empleados encuentran la información un 75% más rápido. Esto permite disminuir el uso de papel respetando así el medio ambiente y el ahorro del 60% en costos de gestión, por ejemplo, pero más importante es asegurar que su información sea segura, legal, manejable y accesible”.

Este servicio proporciona un software de gestión documental en la nube y la automatización de flujos de trabajo con el propósito de digitalizar y asegurar la información para compartirla exitosamente con los compañeros desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. Se contempla un retorno de la inversión a los 12 meses de la implantación del gestor documental.

Al reducir la duración y la incertidumbre de los procesos, los equipos de trabajo pueden eliminar las tareas repetitivas y operativas para concentrarse en el trabajo que realmente impulsa la productividad de la empresa. Además, funciona en equipos remotos y distribuidos en distintas oficinas que necesitan incrementar la eficiencia en los procesos.

“Ahora mismo, por ejemplo, estamos impulsando esta solución en los departamentos de RR.HH. para gestionar sus documentos y optimizar los flujos documentales integrándolos con procesos de firma electrónica con validez legal. Queremos seguir siendo el aliado estratégico de las empresas para desarrollar su ecosistema digital”, añade Francis Acero.

Con la regulación de la firma electrónica en el contrato de trabajo las personas tendrán la misma validez y efectos jurídicos que la manuscrita y su vigencia corresponderá a la del contrato de trabajo, adiciones o modificaciones. Con Ricoh ya no hay barreras para convertir la gestión documental basada en papel en un proceso digital, porque ahora es posible integrar la firma electrónica a sus flujos de trabajo con DocuWare y garantizar la autenticidad de los documentos y la información con validez legal.