La inclusión digital fue un proceso que se aceleró con la llegada del covid-19. La necesidad de aislarse y empezar con nuevas realidades fomentó el uso de las plataformas virtuales y obligó a gobiernos, empresas y personas a utilizar servicios que de otra manera se hubieran tardado años en adecuar.

Esta revolución acelerada y necesaria también puso en evidencia cómo muchos de los servicios y normas que se utilizaban y regían podrían adaptarse a la nueva normalidad para hacerlas más eficientes. Esa idea la tomó el Gobierno nacional, y con el trabajo del Ministerio de las Tecnologías y las Comunicaciones, creó la Carpeta Ciudadana Digital, una plataforma en la cual los colombianos pueden tener alojados todos los documentos, certificados y trámites que tengan con el Estado en un solo espacio virtual.

Aunque aún no se encuentran la totalidad de los documentos, certificados o trámites que se realizan entre las personas naturales y jurídicas, poco a poco se han ido añadiendo más y más documentos. La idea: que este sea el espacio de consulta para todos los colombianos de su relación actual con el Estado.

¿Cómo funciona?

Para poder utilizar los servicios de esta carpeta, es necesario entrar al portal www.gov.co, allí dar clic al ícono que dice: Ingresar a Carpeta Ciudadana. Allí se debe registrar si aún no lo ha hecho. El portal le pedirá datos como su número de cédula, correo electrónico, dirección y números de teléfono.

Posteriormente le realizará algunas preguntas de seguridad para validar su identificación; al responderlas correctamente, podrá acceder.

Acepte los términos y condiciones para el uso de Carpeta Ciudadana Digital y la opción compartir datos. Revise la bandeja de entrada de su correo electrónico, active y empiece a tramitar sus documentos con entidades públicas a través de su Carpeta Ciudadana Digital.

Ya una vez en el portal verá las interacciones que tenga con algunos organismos estatales, divididos por categorías. Por ejemplo, en la categoría de transporte y vehículos hallará trámites del RUNT.

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Qué servicios tiene

Son 22 documentos que, por el momento, podrá consultar, expedir y guardar en su carpeta ciudadana digital. Estos son algunos:

1. Consulta del histórico de licencia de conducción: este proceso consiste en adquirir la información histórica asociada a un conductor desde cualquier lugar del país.
2. Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal: documento expedido por la Contraloría General de la República, en el que se certifica si la persona natural o jurídica está o no incluida en el Boletín de Responsables Fiscales.
3. Certificado de Inscripción y Registro de Tarjeta Profesional: este certificado de inscripción sustituye el registro profesional que se venía entregando. Dirigido a ciudadanos con estudios superiores que buscan irse a trabajar o estudiar al exterior.
4. Certificado de Legalización de Documentos de Educación Superior para Adelantar Estudios o Trabajar en el Exterior: si usted está interesado en trabajar o estudiar en el exterior, debe legalizar sus documentos de título académico y/o los principales documentos académicos (acta de grado y calificaciones), que corresponden a estudios de Educación Superior. El MinEducación coloca un sello a su documento.
5. Consulta Información historia clínica: los usuarios de la EPS Salud Capital que requieran su historia clínica pueden consultarla.
6. Consulta de Antecedentes de Trabajadores Sociales: este servicio permite a los ciudadanos generar certificados de vigencia y antecedentes disciplinarios con el número de identificación del profesional.
7. Estado de cuentas de aportes parafiscales: este es un trámite mediante el cual el ICBF expide al aportante un certificado del pago que ha recibido del Aporte Parafiscal correspondiente al tres por ciento, en un periodo requerido. Dirigido a aportantes del sector público y privado, sean estas personas jurídicas o naturales.
8. Certificado Catastral: los ciudadanos solicitan el Certificado Catastral Nacional para demostrar la inscripción de un predio o mejora, características, condiciones, valuación catastral y propiedad, o en algunos casos para gestionar trámites ante otras entidades para certificar que no tienen bienes inmuebles inscritos en la base catastral del IGAC.
9. Hoja de Vida SIGEP I: este trámite está dirigido a cualquier persona natural que vaya a firmar un contrato con el Estado o a tomar posesión en un empleo como servidor público.
10. Consulta de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones para funcionarios del MinTIC: servicio que permite a los funcionarios del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones descargar el último certificado generado de Ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones del año gravable.

Nuevos documentos

Desde este año, los connacionales podrán consultar en la Carpeta Ciudadana Digital tanto la información de su tarjeta militar, emitida por el Ejército Nacional como el certificado de tradición y libertad, por la Superintendencia de Notariado y Registro.

Según Iván Durán, viceministro de Transformación Digital: “Estos nuevos documentos muestran el esfuerzo del Ministerio TIC por promover una acelerada transformación digital del Estado, en la medida que cada vez son más las entidades interesadas en mejorar sus procesos, facilitar la vida de los ciudadanos y permitir el ahorro de tiempo, dinero y desplazamientos a la hora de gestionar los diferentes documentos, mostrando que con hechos le cumplimos a Colombia”, aseveró.

Para ahondar en los nuevos ingresos, el certificado de la tarjeta militar está dirigido a todos los hombres que tengan definida su situación militar de primera o segunda clase, sin ningún costo. Es importante mencionar que esta certificación no reemplaza la tarjeta militar.

Por su parte, con relación al certificado de tradición y libertad que generalmente es consultado por aquellas personas propietarias de un bien inmueble, en la Carpeta Ciudadana Digital podrán visualizar los números de matrículas inmobiliarias asociadas al número de cédula del propietario; así mismo, se podrá descargar el documento, una vez que el usuario lo haya adquirido previamente en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro, durante los siguientes 30 días posteriores a la emisión del documento.

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Cédula digital

La cédula digital es otro de los documentos que ya se pueden tener en la nube. Hasta la fecha, más de 120 mil ciudadanos ya cuentan con la nueva Cédula Digital Colombiana y más de 11 mil personas ya se registraron en la Carpeta Ciudadana Digital, herramientas que permiten el acceso a los servicios ciudadanos digitales y contribuyen a la realización de trámites en línea de manera más fácil y segura.

"Es importante que todos los colombianos seamos parte de este proyecto de transformación digital del Estado. Nuestro principal documento, la cédula de ciudadanía, está hoy digitalizado. Se podrán realizar los procesos virtuales de una manera óptima y se reducirá el uso indebido de la cédula, logrando una extrema autenticidad", expresó la ministra TIC Carmen Ligia Valderrama Rojas.

Para iniciar el trámite y obtener la cédula digital, los colombianos deben hacer una transacción a nombre del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, por un valor de $52.800 en el Banco Popular (cuenta #220-012-11008-6) o en los operadores Efecty, Supergiros, Matrix o en 4-72. Posteriormente, deberán registrar sus datos personales, seleccionar el municipio en el que viven y agendar su cita por medio de la página web https://ceduladigital.registraduria.gov.co/index, donde también encontrarán mayor información del proceso.

Qué son los Servicios Ciudadanos Digitales

Los Servicios Ciudadanos Digitales (SCD), son un conjunto de soluciones tecnológicas que buscan facilitar a los ciudadanos su interacción con las entidades públicas y optimizar la labor del Estado.

El primer servicio fue la Autenticación Digital, que permite a las entidades tener certeza de que la persona que accede al trámite es realmente quien dice ser y mitigar los riesgos de suplantación de identidad de los ciudadanos.

La herramienta digital se lanzó en febrero de 2021 para brindarle seguridad al Portal Único del Estado www.gov.co y hasta diciembre de 2021 se registraron 172.447 usuarios, además de nueve entidades que hacen uso del Servicio de Autenticación.

La OCDE ha dado reconocimiento a la estrategia de Gobierno Digital de Colombia, ubicándolo en el tercer puesto después de Corea y Reino Unido, en el desarrollo de Servicios Ciudadanos Digitales (SCD).