Hasta el próximo 11 de noviembre tienen plazo las entidades públicas del país y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de diligenciar el formulario de línea base para la gestión del documento electrónico.

Se trata de un instrumento que promueve la transparencia de la gestión pública y el acceso ciudadano a  la información del Estado, y que está dirigido a las 1.367 entidades del orden nacional y territorial, incluidas las 32 gobernaciones y 1.102 alcaldías, 182 entidades nacionales de la Rama Ejecutiva y 53 distritales de Bogotá. 

“Lo que buscamos con esta línea base es caracterizar al país, saber en qué estado están frente a la modernización digital y el uso de tecnologías archivísticas y la gestión del documento electrónico”, explica Érika Lucía Rangel Palencia, jefe de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico (Tiade) del Archivo General de la Nación, entidad encargada de aplicar el instrumento.

El documento electrónico, dice la funcionaria, es determinante para las entidades públicas en su objetivo de hacer más transparente el manejo de la información pública y su gestión institucional, además de su valor jurídico para garantizar determinados derechos de las personas.

“Muchos de estos documentos tienen valor histórico, científico y cultural, es decir que pasada su vigencia administrativa o legal tienen otros valores por lo que ameritan guardarse”, sostiene.

Por ejemplo, dice, luego de la desvinculación de un empleado el expediente de la historia laboral debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia durante 80 años en el archivo central de la entidad, previendo posibles consultas en favor de los derechos pensionales y reclamaciones laborales de los extrabajadores.

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En el caso de la historia clínica digital, establecida por la Ley 2015 de 2020 y que comenzará a operar a finales de este mes, el expediente debe conservarse hasta por 30 años después de la última atención al paciente.

“El expediente de la historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por un periodo mínimo de 15 años contados a partir de la fecha de la última atención. Los cinco primeros años la retención y conservación se hará en el archivo de gestión y los diez años siguientes en el archivo central. Para las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los términos de retención y conservación documental se duplicarán es decir un periodo mínimo de 30 años”, añade Rangel Palencia.

Incluso, la experta dice que si una historia clínica llegara a formar parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad, la conservación de dicho expediente será permanente, lo cual deberá garantizar la entidad a cuyo cargo se encuentre la custodia, utilizando para tal fin los medios que considere necesarios.

Según la experta, el auge electrónico genera documentos en diferentes formatos -audios, videos, texto, bases de datos, whatsapp, redes sociales-, que supone otros retos, como su almacenamiento en centros de datos, centros de cómputo, en la nube, almacenamiento tercerizado, en discos duros, etc. 

Y para lograr ese objetivo el AGN genera lineamientos en materia de documento electrónico, preservación digital, digitalización, metadatos, transferencias secundarias electrónicas y otras prácticas especializadas para el manejo, gestión, preservación y conservación documental.

“Las empresas invierten grandes cantidades en diferentes documentos y en variados formatos para guardar esos documentos por un largo tiempo. También son autónomas de decidir qué tecnologías implementan para la producción, gestión, almacenamiento de todos sus documentos. Y el AGN tiene que brindarles todas las posibilidades de almacenamiento bajo ciertas características para que estén disponibles a lo largo del tiempo”, concluye Rangel Palencia.